Учет расчетов с подотчетными лицами

Перед описанием реализации в программе «1С: Бухгалтерия» операций учета расчетов с подотчетными лицами, хочется вспомнить интересный пример приема отчетов в известном детском фильме «Гостья из будущего».

2084 год. Робот Вертер, принимает отчеты сотрудников Института Времени, возвращающихся из командировок в прошлые века. Какой занимательный диалог, с бухгалтерской точки зрения, происходит у него с первым возвратившимся работником (актер Сергей Щербаков).

Щербаков: Я был на пожаре в Александрийской библиотеке, и спас трагедию Эсхилла. А это, посмотри, автограф самого Аристофана!

Вертер: Я должен все это записать (открывает журнал и медленно пишет гусиным пером). Ваш инвентарный номер?

Щербаков: 777

Вертер: Как пишется? АрЕстофан или АрИстофан?

Щербаков: Пиши, как знаешь.

 Вертер: А вы уверены,  что это автограф Аристофана?

Щербаков: Конечно, уверен!

Вертер: Очень жаль, что приходится верить вам на слово. Вот недавно Иванов А.Н. привез гадину из Мезозойской эры. И мы записали, что это птеродактиль. А потом выяснилось, что никакой это не птеродактиль, а тирозавр. ПРИШЛОСЬ ПЕРЕПИСЫВАТЬ ЦЕЛУЮ СТРАНИЦУ.  

В середине 80-хх годов 20 века еще не существовала программа «1С: Бухгалтерия». И, конечно, писатель-фантаст Кир Булычев, промахнулся в своих предположениях – как именно в будущем будет происходить прием авансовых отчетов сотрудников предприятий.  Всем, кто работает с этим программным продуктом, понятно, каких именно промахов она помогла бы избежать роботу-романтику Вертеру.

Прежде всего, ему не понадобилось бы каждый раз выспрашивать у сотрудника его инвентарный (табельный) номер. Достаточно внести один раз всю информацию о работнике в справочник «Сотрудники», и в дальнейшем использовать  необходимые сведения о работнике (подразделение, занимаемая должность, количество детей, дата рождения и др.) можно будет не только в  учете расчетов с подотчетными лицами, но и на других участках бухгалтерского и управленческого учета. 

Документ «Авансовый отчет» предназначен для формирования бухгалтерских проводок и имеет печатную форму установленного образца.

Если аванс использован на приобретение ценностей, то использование в этом случае информации из справочника «Номенклатура» позволяет избежать неоправданного дублирования одного значения (если в прошлый раз АрИстофана записали как АрЕстофан,  это легко проверить и внести нужные исправления).

Поиск необходимого авансового отчета легко осуществляется по дате, подотчетному лицу, сумме отчета и прочим заполненным полям документа. Для исправления/уточнения внесенной ранее информации достаточно найти этот документ и внести исправления, не переписывая «целую страницу».

Очевидно, что использование программы «1С: Бухгалтерия» экономит массу времени для всех сотрудников предприятия и помогает избежать ошибок в работе.

Специалист отдела консалтинга

Костерина Л.В.